近几年居家线上办公成为日常,越来越多的工作任务依托工作群沟通或微信沟通。很多人收到领导线上安排的任务时,会条件反射性地回复“好的,收到”,不仅会词穷露怯,还会暴露沟通短板,甚至影响工作的推进。那么领导线上安排任务,如何回复才能显得不唐突呢?
关注职场礼仪,用态度打底
领导安排任务,回复的优先级当数态度。职场人应该关注职场礼仪,具备态度为先、尊重领导的意识。职场是严肃场而非生活场,回复领导信息尽量要职业化一点。职业化的回复需关注3个细节:1.不要发语音,特别是加长语音。2.回复信息不要太长或太短,一句话即可。3.考虑公司内部的回复习惯,不要太过突兀。
关注任务内容,根据类型做回复
职场回复信息最忌讳的就是不过脑,机械式回复。在职场上,领导安排工作发布的信息类型主要有三种:一是明确型;二是含糊型;三是通知型。
明确型的消息类型的特征包含工作目标、工作方式、截止时间等信息。回复这类信息,你只需检查任务要素是否全面,就必要细节进行沟通提问。可以用“好的+细节提问”的话术进行回复。比如,领导让你订餐厅接待客户。你可以回复:“好的。客户有什么口味偏好吗?”
含糊型的消息类型一般只有任务主题,缺少实现方式。面对这类信息一定要先跟领导核对常规要素,将任务明确化后再按照明确型的任务安排去处理。
通知型的消息类型一般指向明确,只需要照做执行。标准化回复最佳,可参考公司回复习惯,或按通知末尾的回复要求回复。
考虑能力与任务的匹配度,量力而行慎重回复
领导发布的任务与个人能力的匹配情况可分为三类:一是有能力做的;二是不了解的;三是做不了的。
第一种情况回复可用“好的+态度”的话术模板。比如:“好的,预计两个小时内完成,保证11:00前发给您。”
第二种情况回复可用“好的+态度+反馈”。比如:“好的。不过,我没有参与过某项工作,不是很了解,我先去了解下情况,稍后跟您沟通。”
第三种情况回复可用“好的+罗列完成目标的要素+发出电话/当面沟通请求”。面对做不了的任务,直接说“不”很容易触怒领导。说明难处后交由领导决策,要么可以得到谅解同时让领导知难而退,要么可以要到完成任务的资源。比如回复:“好的。但是要想实现任务目标,时间和预算方面可能有些吃紧,我先做下评估,待会给您发具体的执行难度清单。您看过后,如有必要再电话沟通。”